شورای بررسی موارد خاص دانشگاه به منظور تصمیم گیری در مورد مشکل دانشجویانی است که تحصیل آنان به دلیلی خارج از اراده فرد در زمان تحصیلش به وجود آمده و راه حل آموزشی ندارد.

این شورا که از اعضای ذیل الذکر تشکیل یافته هر دو هفته یکبار جهت بررسی پرونده های دانشجویان با شرح بالا در دانشگاه برگزار می شود تا با رعایت مفاد آیین ­نامه موارد خاص و سایر آیین نامه ها و قوانین وزارت عتف. با رعایت ارکان آموزش و سنجش کشور به پرونده ها رسیدگی شده و رأی نهایی صادر گردد.

 

اصول، ارکان و معیارها در صدور رای کمیسیون:

    • حفظ کیفیت آموزشی.
    • حفظ حداقل واحد لازم مقطع.
    • حفظ حداقل نمره لازم مقطع.
    • حفظ نمره آزمون سراسری و یا نسبت نمره آزمون ها(در تغییر رشته و ...).
    • حفظ سال ورود، سهمیه قبولی، نحوه پذیرش آن مقطع.
    • عدم تغییر مقطع تحصیلی از پایین به بالا
    • حفظ قوانین نظام وظیفه
    • وجود مدارک و مستندات و مدارک مبنی بر خاص بودن درخواست متقاضی

 

کمیسیون موارد خاص دانشگاه علوم و معارف قرآن در سه سطح برگزار می­گردد: کمیسیون دانشگاه. کمیسیون استانی. کمیسیون مرکزیون

 

1. کمیسیون دانشگاه

 این کمیسیون متشکل از دبیر(معاون فرهنگی و دانشجویی) و دبیرخانه­ی مستقر در دانشگاه است که اسناد و مدارک ارسالی از دانشکده­ها را در حدود و اختیارات تعیین شده در آیین نامه مربوط برای دانشجویان واجد­الشرایط خاص که شرایط آن در ذیل بیان می­گردد؛ تصمیم­گیری می­نماید.

 

 حدود و اختیارات شورای بررسی موارد خاص دانشگاه

 

    • اجازه ادامه تحصیل به دانشجویان در معرض اخراج. (مشروط به آنکه میانگین کل مقطع کارشناسی کمتر از 10 و در ارشد کمتر از 13 نباشد و بعد از آن مشروط نگردد.)
    • موافقت با افزایش سنوات تحصیلی به مدت یک نیمسال برای دانشجویان کارشناسی ناپیوسته و دو نیمسال برای دانشجویان کارشناسی پیوسته و کارشناسی ارشد.
    • موافقت با بازگشت به تحصیل دانشجویانی که به دلایل موجه و با ارائه مدارک مستند حداکثر یک سال برای ادامه تحصیل مراجعه ننموده­اند و مشکلی از نظر مقررات وظیفه عمومی نداشته باشند.
    • موافقت با حداکثر دو نیمسال مرخصی بدون احتساب در سنوات برای دانشجویان با شرایط خاص و دارای مدارک مستند.
    • موافقت با حداکثر پنج نیمسال مرخصی زایمان(ویژه خواهران در هر مقطع تحصیلی).(یک نیمسال قبل از زایمان و چهار نیمسال بعد از آن).

 

دبیرخانه کمیسیون دانشگاه

این دبیرخانه که در دانشگاه مستقر است به امور ذیل می­پردازد:

ـ دریافت درخواست­های دانشجویان در موضوعات: ادامه تحصیل، افزایش سنوات، بازگشت به تحصیل، انتقال، میهمان، تغییر رشته(یا گرایش) و مرخصی دانشجویانی که بنا بر هر دلیلی دچار مشکل آموزشی شده اند.

ـ آماده سازی و در دستور کار جلسه قرار دادن پرونده­ها.

ـ برگزاری منظم جلسات کمیسیون هر دو هفته یکبار طبق تقویم اعلامی در هر ترم(در صورت به حد نصاب رسیدن پرونده­ها).

ـ تطبیق نهایی آرای صادر شده.

ـ ارائه گزارش جلسه به وزارت علوم.

ـ دعوت اعضای محترم کمیسیون به جلسه.

ـ تنظیم و تایپ صورت­جلسه و ابلاغ آن به دانشکده ها از طریق اتوماسیون.

 

 

2. کمیسیون استانی

 اموری که خارج از اختیار کمیسیون موارد خاص دانشگاه باشد، به کمیسیون استانی -که در حال حاضر دانشگاه خوارزمی به این عنوان تعیین شده است- برای بررسی و اظهار نظر ارجاع داده می شود.

 

3. کمیسیون مرکزی

    • اموری که خارج از اختیار کمیسیون موارد خاص استانی باشد به کمیسیون مرکزی (که در وزارت علوم مستقر است) برای بررسی و اظهار نظر ارجاع داده می­شود و نظر نهایی را کمیسیون مرکزی صادر می­کند.
    • آراء کمیسیون استانی و مرکزی لازم الاجراست.

 

شیوه و مراحل ثبت درخواست دانشجو و فرایند کار

 

    1. ثبت نام در سامانه جامع خدمات آموزشی وزارت علوم (سجاد) به آدرسhttps://portal.saorg.ir  و دریافت کد رهگیری و شماره فرایند.
    2. ارائه مدارک توسط دانشجو به آموزش دانشکده (مدارک باید به تائید مراجع ذیصلاح رسیده باشد).
    3. اعلام کد رهگیری و شماره فرایند توسط دانشجو به آموزش دانشکده
    4. ارسال کد رهگیری و شماره فرایند توسط آموزش دانشکده به معاونت دانشجویی دانشگاه
    5. بررسی درخواست دانشجو توسط دبیرخانه کمیسیون و ارجاع به دبیر کمیسیون
    6. بازگشت پرونده به دبیرخانه برای قرار گرفتن در دستور جلسه
    7. طرح پرونده در کمیسیون بررسی موارد خاص دانشگاه.
    8. مراجعه دانشجو به آموزش دانشکده برای تحویل مدرک و ارائه درخواست کتبی خود که شامل مشخصات فردی و دانشجویی همراه با مدارک لازم (پزشکی، خانوادگی، تحصیلی، مالی و... ) با دلائل مثبته و تکمیل کاربرگ شماره.

در پایان یادآور می ­شود، پیگیری تمام مراحل پیشرفت کار به عهده دانشجو بوده و عواقب تأخیر در ثبت نام و موارد مشابه آن بر عهده وی می ­باشد.

 

 اعضای کمیسیون موارد خاص

 

ردیف

نام و نام خانوادگی

پست سازمانی

سمت در کمیسیون

۱

حجت الاسلام و المسلمین سیدمحمد نقیب

رئیس دانشگاه

رئیس کمیسیون

۲

دکتر سیدمحمد اسماعیلی

معاون فرهنگی و دانشجویی دانشگاه

دبیر کمیسیون

۳

دکتر مهدی داوری دولت آباد

معاون آموزشی و تحصیلات تکمیلی دانشگاه

نایب رئیس

۴

دکتر علیرضا کاوند

معاون پژوهشی و فناوری دانشگاه

عضو حقیقی

۵

دکتر صمد اسمی قیه باشی

مدیر تحصیلات تکمیلی

عضو حقیقی

۶

دکتر مهدی عبداللهی پور

عضو هیئت علمی

عضو حقیقی

7

سیدمصطفی سیدیان

رئیس اداره مشاوره

عضو حقوقی

 

 

نکاتی از آیین نامه(ابلاغی اسفند 1399)

 

  1. -    مورد خاص: موردی است که در زمان تحصیل، به عللی خارج از اراده دانشجو باعث اختلال در فرآیند تحصیل شود.
  2. -    فوت اعضای درجه یک خانواده، حوادث غیرمترقبه، بیماری صعب­العلاج، شرایط روانی حاد، اعتیاد، جزو مورد خاص محسوب می­شوند.
  3. -    مشکلات مالی، اشتغال به کار، کمک به خانواده، جزو موارد خاص نیست.
  4. -    هر درخواست دانشجو باید مستند باشد. یعنی بدون دلیل و عذر نمی­تواند درخواست بدهد.(یعنی در صورت نداشتن عذر خاص، اخراج می­گردد).
  5. -    ارائه هرگونه خدمات آموزشی(حتی با اخذ تعهد) قبل از اعلان رای کمیسیون، ممنوع است.
  6. -    هرگونه درخواست مربوط به کمیسیون موارد خاص، می بایست توسط دانشجو در سامانه سجاد انجام گیرد.
  7. -    هر دانشجو می­بایست مدارک لازم را در اختیار آموزش دانشکده قرار داده و تا دریافت نتیجه پیگیر پرونده باشد. (یعنی مسئولیت ثبت نام در سامانه و... بر عهده دانشجو است).
  8. -    درخواست کمیسیونی دانشجو، حداکثر تا سه هفته اول هر ترم قابل تصمیم­گیری و اجراست. در غیر این صورت اجرای تصمیم به ترم بعد موکول می­گردد.(بنابراین برای جلوگیری از اختلال و بالطبع درخواست دانشجو باید قبل از شروع ترم انجام گیرد).
  9. -    درخواست بازگشت به تحصیل حداکثر تا یکسال پس از عدم مراجعه برای تحصیل، قابل بررسی است.
  10. -           اطلاع رسانی در خصوص مراحل انجام کار کمیسیون و رای صادر شده(علاوه بر پیامک) در پنل دانشجو انجام می پذیرد.
  11. -           در موارد استثنایی، آرای صادر شده کمیسیون در صورت وجود مدارک مستدل، قابل تجدید نظر است.
  12. -           واریز حق ثبت نام کمیسیون به شماره حساب دانشگاه.
  13. -           در صورت ارجاع پرونده به کمیسیون استانی علاوه بر مبلغ ثبت نام اولیه (که به حساب دانشگاه واریز شده) می­بایست مبلغ حق کمیسیون استانی را به حساب وزارت علوم واریز نماید. (درگاه بانک و شماره حساب در پنل شخصی دانشجو موجود است).
  14. -           پرونده­های غیر فعال، پس از مدتی ابطال می­گردند و فرایند فعال سازی مجدد این قبیل پرونده­ها، نیازمند مکاتبه با وزارت علوم خواهد بود.

 

 

** برخی از تعاریف:

 

  1. ادامه تحصیل: این موضوع مربوط به دانشجویانی است که به دلیل مشروط شدن در معرض اخراج قرار دارند.

توضیح1: تعداد مشروطی مقطع کارشناسی ناپیوسته و ارشد ناپیوسته دو ترم و کارشناسی پیوسته سه ترم (اعم از متوالی و متناوب).

توضیح2: دانشجوی مشروطی پس از ثبت آخرین نمره­ی ترم از همه خدمات آموزشی محروم می­شود و باید با دانشکده تسویه حساب نماید.

البته در صورت داشتن عذر می­تواند در سامانه سجاد ثبت نماید و در این صورت همچنان تا حصول نتیجه، حق برخورداری از خدمات آموزشی دانشگاه را ندارد.

  1. افزایش سنوات: زمانی است که دانشجو در ترم مجاز خود، درخواست کیمسیون بدهد.(به طور مثال دانشجوی ورودی981 در مقطع ارشد که تا ترم002 اشتغال به تحصیل دارد اگر بداند یا احتمال دهد که پایان نامه اش تا 31شهریور 1401 به پایان نمی­رسد الان باید درخواست افزایش داده و موضوع درخواستش، گزینه افزایش سنوات باشد).

تبصره: افزایش سنوات در:

کارشناسی ناپیوسته و ارشد ناپیوسته، یک نیمسال.

کارشناسی پیوسته و دکتری ناپیوسته دو نیمسال.

  1. بازگشت به تحصیل: زمانیکه بیش از یک ترم از سنوات مجازش گذشته و برای ثبت نام مراجعه نکرده باشد.
  2. تمدید سنوات: زمانیکه دانشجو یک بار افزایش یا بازگشت گرفته و مجدداً نیاز به افزایش سنوات داشته باشد.
  3. دفاع از پایان نامه: زمانیکه دانشجو همه واحدها را گذرانده و اجازه دفاع می­خواهد (انتخاب این گزینه بیشتر به نفع دانشجو خواهد بود).
  4. مرخصی تحصیلی: برای زایمان حداکثر 5ترم و برای سایر موارد حداکثر دو ترم بدون احتساب در سنوات یا با احتساب در سنوات بیش از میزان مجاز آیین نامه.
  5. وقفه: یعنی تعداد ترم­هایی که دانشجو انتخاب واحد ندارد. (به طور مثال دانشجوی ورودی981 تا982 انتخاب واحد داشته و 31 شهریور 1400 درخواست "بازگشت به تحصیل" دهد این فرد دو ترم وقفه تحصیلی دارد).

 

توجه:

عملکرد کمیسیون بررسی دانشگاه توسط کمیسیون استانی و مرکزی و عملکرد کمیسیون استانی از طرف وزارت علوم به طور سالانه مورد ارزیابی قرار می ­گیرد. در این ارزیابی چگونگی انجام امور جاری کمیسیون، پیشنهادهای روان­سازی امور و پیام­رسانی خط مشی آموزش عالی، ایجاد وحدت رویه بین کلیه کمیسیون­ها مورد بحث، بررسی و تبادل نظر قرار می­گیرد. ارزیابی عملکرد کمیسیون استانی توسط هیئت نظارت بررسی و در صورت عدم رعایت اختیارات واگذار شده تصمیمات لازم جهت ادامه کار کمیسیون استانی توسط معاون دانشجویی وزارت علوم اتخاذ می­ شود.

 

نمودار مراحل درخواست کمیسیون

روش اول

روش دوم

تنظیمات قالب